Hướng dẫn đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Mẹ/bố là người Việt Nam, bố/mẹ là người nước ngoài muốn đăng ký khai sinh cho con thì phải làm như thế nào?

Hiện nay, số lượng trẻ em sinh tại Việt Nam có bố hoặc mẹ là người nước ngoài đang ngày càng tăng. Việc thực hiện giấy khai sinh cho các em không chỉ giúp bảo đảm quyền lợi hợp pháp của trẻ mà còn là cơ sở quan trọng để trẻ tham gia học tập, chăm sóc y tế, cư trú và nhập quốc tịch.

Thủ tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam đã được pháp luật quy định cụ thể. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có nhiều vướng mắc do giấy tờ nước ngoài, vấn đề dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự. Trong bài viết dưới đây, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lạng Sơn sẽ hướng dẫn công dân tìm hiểu chi tiết về căn cứ pháp lý, hồ sơ, quy trình và các lưu ý khi thực hiện.

Ảnh minh hoạ, nguồn Thư viện pháp luật trên internet

1. Khái niệm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài là giấy tờ hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, ghi nhận sự kiện sinh ra của một cá nhân trong các trường hợp sau:

+ Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là người nước ngoài.

+ Trẻ em sinh ra tại nước ngoài nhưng cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam và có nhu cầu đăng ký khai sinh tại Việt Nam.

+ Trẻ em có cha mẹ đều là công dân Việt Nam nhưng sinh ra ở nước ngoài.

Ở Việt Nam, các trường hợp này thường gặp khi công dân Việt Nam đi xuất khẩu lao động, kết hôn với người nước ngoài; Gia đình có bố mẹ sống ở nước ngoài nhưng về Việt Nam sinh con và người gốc Việt định cư ở nước ngoài, muốn làm thủ tục khai sinh tại quê hương.

2. Căn cứ pháp lý khi làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Thủ tục làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài hiện nay được điều chỉnh bởi:

Việc nắm rõ cơ sở pháp lý giúp công dân tránh tình trạng thiếu giấy tờ hoặc áp dụng sai quy định.

3. Thẩm quyền đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Theo quy định, thẩm quyền được chia như sau: Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu: có thẩm quyền đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài. Điều này có nghĩa, nếu công dân là người dân đang cư trú ở xã/phường nào thì có thể liên hệ với UBND xã/phường đó để được hướng dẫn, giải quyết.

4. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

4.1. Giấy tờ phải nộp:

- Giấy Chứng sinh

- Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì thay thế bằng: văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh, nếu không có văn bản của người làm chứng thì thay thế bằng văn bản cam đoan về việc sinh;

- Trường hợp trẻ em sinh ra tại nước ngoài thì nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con;

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh. Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về nội dung khai sinh

- Trường hợp người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy chứng sinh thì không phải nộp bản giấy.

- Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được lựa chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch là phù hợp quy định pháp luật của nước đó;

4.2. Giấy tờ phải xuất trình:

- Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Giấy tờ chứng minh việc trẻ em nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam trong trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam.

- Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch xuất trình bản chính giấy tờ để chứng minh, đồng thời đề nghị người đi đăng ký hộ tịch cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

- Trường hợp giấy tờ tùy thân sử dụng là: Hộ chiếu, Thẻ căn cước, Căn cước công dân, Giấy chứng nhận căn cước thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ cần cung cấp thông tin số định danh cá nhân hoặc thông tin về giấy tờ (số, ngày/tháng/năm cấp), cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác có liên quan để đối chiếu, khai thác dữ liệu.

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi tắt là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân khi làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Lưu ý:

- Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

- Đối với việc xác định họ, dân tộc, quê quán, đặt tên cho trẻ:

+ Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không cung cấp được giấy tờ theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch.

+ Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.

- Đối với yêu cầu đăng ký khai sinh mà cha, mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn, trên cơ sở thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn cung cấp trong Tờ khai đăng ký khai sinh, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của cha, mẹ trẻ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở Quốc gia về dân cư. Kết quả tra cứu được lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin tại thời điểm tra cứu và đính kèm hồ sơ của người đăng ký. Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân do chưa có thông tin trong Dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở Quốc gia về dân cư thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn xác minh, cung cấp thông tin. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã/phường nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.

- Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

Thủ tục làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam là bước quan trọng để trẻ em có đầy đủ quyền lợi hợp pháp. Người dân cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đặc biệt là giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự. Việc tuân thủ đúng pháp luật không chỉ giúp trẻ có giấy tờ hợp lệ mà còn là nền tảng cho các quyền lợi trong học tập, y tế, cư trú và quốc tịch sau này.

Công dân cần hỗ trợ đề nghị liên hệ với Trung tâm Phục vụ hành chính công xã/phường để được hướng dẫn./.

Hoàng Thị Luân

PGĐ Trung tâm PVHCC tỉnh